Non tutti gli impianti di videosorveglianza possono essere autorizzati. Infatti occorre che gli stessi rispettino alcuni principi fondamentali stabiliti nello Statuto dei lavoratori e nel Codice Privacy.
Gli ispettorati territoriali, pertanto, nelle valutazioni per il rilascio dell’autorizzazione ex art. 4, L. n. 300/1970, in coerenza con quanto stabilito dal Garante della Privacy adottano alcuni criteri che vengono di seguito illustrati.

Circa il posizionamento e l’orientamento delle telecamere occorre che negli ambienti di lavoro esse non inquadrino postazioni fisse o zone destinate alla esecuzione dell’attività lavorativa. L’eventuale ripresa dei dipendenti dovrà avvenire esclusivamente in via incidentale e con criteri di occasionalità. Non sono invece previste particolari restrizioni per le telecamere inquadranti locali aperti alla clientela e a quelle che sorvegliano porte, finestre o zone di passaggio come i corridoi.

Autorizzazione impianto di videosorveglianza i consigli per ottenerla

Pertanto occorre valutare attentamente la scelta di eventuali telecamere “brandeggiabili”, dotate cioè di dispositivi che consentono di orientarle, anche contemporaneamente, sul piano verticale e su quello orizzontale. Esistono anche telecamere comandate a distanza tramite PC o altro dispositivo di rete, che si definiscono anche PTZ, acronimo di PAN/TILT/ZOOM: PAN è il movimento in orizzontale (destra/sinistra), TILT il movimento in verticale (su/giù) e ZOOM il controllo della focale dell’obiettivo. Esse potranno essere utilizzate solo se installate garantendo l’impossibilità di ripresa delle postazioni di lavoro.
Qualora si renda necessario riprendere zone nei pressi di postazioni di lavoro, occorrerà ridurre al minimo l’area inquadrata occupata dai lavoratori, per esempio posizionando le telecamere in modo che riprendano dall’alto o lateralmente la postazione alla cassa.

Nell’impossibilità di riprendere l’area di lavoro occupata dal lavoratore è opportuno mascherare il lavoratore dall’immagine in modo tale da non renderlo identificabile. Tale dispositivo tecnico viene talvolta chiamato “privacy mask” e consente di selezionare delle aree di una scena che possono essere bloccate o mascherate dalla visualizzazione e dalla registrazione con un’area scura in corrispondenza della postazione del lavoratore.

Nelle occasioni in cui sia necessario accedere alla visione od allo scarico delle immagini registrate, occorre coinvolgere il personale dipendente. Tale coinvolgimento si garantisce, di fatto, prescrivendo che le eventuali visioni delle registrazioni, da effettuarsi in caso di fatti delittuosi denunciati all’Autorità competente, possa avvenire solo quando siano contemporaneamente presenti il datore di lavoro ed un rappresentante dei lavoratori. Pertanto dovranno essere designate per iscritto tutte le persone fisiche (in numero molto ristretto) “Responsabili”, incaricate del trattamento, autorizzate ad utilizzare gli impianti e, nei casi in cui sia indispensabile per gli scopi perseguiti, a visionare le registrazioni. I lavoratori, tramite un loro “Rappresentante” espressamente designato, previo avviso al responsabile aziendale designato, potranno accedere in qualsiasi momento ai locali in cui sono alloggiati i monitor, al fine di prendere visione del corretto utilizzo delle immagini.

Per l’accesso al sistema di videoregistrazione occorrerà disporre di una doppia chiave fisica o logica. Doppia chiave fisica significa che il sistema di videoregistrazione dovrà essere custodito in un armadio (possibilmente blindato) al quale si potrà accedere soltanto tramite l’utilizzo di due chiavi di cui una in possesso dei “Responsabili” aziendali e l’altra in possesso del “Rappresentate” scelto dal personale dipendente. Eventuali duplicati dovranno essere custoditi in cassaforte in busta chiusa e sigillata. Con doppia chiave logica significa che i “Responsabili” dovranno determinare una prima password o parte della password, se unica, mentre il “Rappresentante” ne determina una seconda o parte della stessa, se unica, da custodire in busta chiusa e sigillata a cura della Ditta presso l’unità operativa.

Le operazioni di accesso al sistema di videosorveglianza, per la presa visione delle immagini registrate ed eventuale duplicazione delle immagini, dovranno quindi avvenire alla presenza dei “Responsabili” e del “Rappresentante” tramite inserimento delle password sopra descritte. In caso di comprovata urgenza la Ditta è autorizzata all’apertura della busta contenente la password del “Rappresentante”, con successiva tempestiva comunicazione al “Rappresentante” stesso e relativa verbalizzazione della motivazione su un registro degli accessi. In tale registro, avente fogli legati e numerati progressivamente, saranno verbalizzati e firmati congiuntamente dai “Responsabili” e del “Rappresentante” tutti gli accessi al sistema di videoregistrazione delle immagini, compresa una verifica periodica mensile dell’integrità dei sigilli della busta contenente la password o parte di password, se unica, determinata dal “Rappresentante”.

Circa il tempo di conservazione delle immaginivideoregistrate, il Garante ha previsto nel Provvedimento dell’8 aprile 2010 una limitazione a poche ore a al massimo 24 ore successive alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici o esercizi, nonché nel caso in cui si deve aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria. Solo in alcuni casi, per peculiari esigenze tecniche (mezzi di trasporto) o per la particolare rischiosità dell’attività svolta dal titolare del trattamento (ad esempio, per alcuni luoghi come le banche può risultare giustificata l’esigenza di identificare gli autori di un sopralluogo nei giorni precedenti una rapina), è ammesso un tempo più ampio di conservazione dei dati che comunque non può superare la settimana. Per raggiungere tali scopi l’apparecchiatura dovrà essere programmata per la cancellazione automatica delle immagini dopo tale lasso di tempo.

Qualora sia necessario un allungamento dei tempi di conservazione per un periodo superiore alla settimana, occorre sottoporre la proposta alla verifica preliminare del Garante. Così, ad esempio, il Garante, ai sensi dell’art. 17 del Codice, a conclusione della verifica preliminare, ha ammesso la conservazione fino a 60 giorni di tutte le immagini registrate da KW S.p.A. mediante l’impianto di videosorveglianza in uso presso il suo magazzino, al fine dell’accertamento di eventuali illeciti e dell’individuazione, da parte dell’Autorità giudiziaria, dei possibili responsabili.

Infine il monitor per la visualizzazione delle immagini dovrà essere collocato in un ambiente separato dal luogo di ripresa, per es. un ufficio amministrativo o in altro locale. Non è consentita invece la sua collocazione in locale riservato al datore di lavoro o comunque interdetto ai lavoratori, né in luoghi visibili al pubblico. Secondo le indicazioni del Garante dell’aprile 2014 anche la sola presa di visione di immagini acquisite a mezzo di sistemi di videosorveglianza integra un trattamento di dati personali. Pertanto, i dati rilevati, e cioè le immagini trasmesse su un monitor, devono essere oggetto di protezione, sicché la loro visione deve essere riservata soltanto a coloro che, nominati previamente dal titolare del trattamento dei dati “incaricati”, ai sensi dell’art. 30 del Codice, abbiano il compito di controllare le stesse per evitare la consumazione di possibili illeciti. Ne consegue che non può ritenersi conforme a legge una visione delle immagini “generalizzata”, che non solo non sia limitata ai soggetti effettivamente titolati a prenderne visione, ma addirittura si estenda a chiunque sia presente nei locali dell’esercizio commerciale.

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